13 idées de collections pour s’organiser au travail avec un Bullet Journal numérique

Comment utiliser un Bullet Journal pour s’organiser au travail ? Encore mieux, avec un Bullet Journal numérique !

Vous êtes débordé.e au travail ? Comme on dit, vous êtes « sous l’eau » ? Pourtant, vous utilisez déjà des outils d’organisation en tous genres : to do lists, Google Agenda, carnets de note, applications de gestion de projets…

Et si la solution était de vous organiser au travail avec un Bullet Journal en ligne ?

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Les avantages et inconvénients du Bullet Journal papier pour organiser son travail

L’avantage d’utiliser un Bujo au travail, est que l’on peut personnaliser les pages dont on a besoin, contrairement à un agenda classique.

Et c’est aussi beaucoup plus structuré qu’un simple carnet de notes, et il est donc plus facile de retrouver les informations, de ne pas oublier de faire certaines tâches.

Les inconvénients est que lorsque l’on travaille dans un bureau, tout se fait maintenant sur ordinateur :

• les mails,
• les rendez-vous sur Google Calendar ou Outlook,
• les compte-rendus de réunion sur Word,
• les tableaux de statistiques, la liste des commandes, des fournisseurs, etc. sur Excel ou Google Sheets,
• les présentations sur Powerpoint…
• sans parler des outils en ligne comme le site Internet, les réseaux sociaux, les logiciels de comptabilité et de CRM, etc.

Utiliser un Bujo uniquement papier pour organiser l’ensemble de ses tâches, informations et contenu est à mon avis tout simplement impossible.

Par exemple pour prendre des rendez-vous :

• on doit d’abord noter les rendez-vous dans un Future Log, puis le Monthly Log, Weekly Log et enfin le Daily Log. Avec un calendrier numérique, on accède à la date en question et c’est terminé ;
• quand les rendez-vous sont reportés, il est beaucoup plus facile de les déplacer en un clic sur Google Calendar par exemple, contrairement au carnet.

Si on décide d’utiliser les 2, en utilisant un support papier en plus du numérique, on vient invariablement à :

• avoir des doublons, ce qui peut générer des erreurs si on oublie de reporter une information sur les différents types de support,
• devoir retaper sur le clavier ce qu’on a noté à la main,
• ne plus savoir où on a mis l’information recherchée (si on ne fait pas de doublon).

Pourquoi utiliser un Bullet Journal en ligne au travail ?

Pour tous les inconvénients cités plus haut, je n’utilise plus de Bullet Journal classique pour organiser mon travail.

Un Bujo numérique me permet :

• un gain de temps considérable,
• d’être plus efficace
• et plus productive.

Pourquoi ?

1. Pour ne plus faire les choses en double

• Quand j’ai une réunion :
  • Je pose la date directement dans le calendrier
  • J’écris l’ordre du jour dans le champ enrichi du rendez-vous même
  • Je prends des notes et rédige le compte-rendu pendant la réunion, encore une fois dans le champ enrichi (pas besoin de retaper ce que j’aurais écrit à la main dans un carnet en papier)
  • Si j’ai des actions à faire suite à cette réunion, je les mets directement en tâche avec une date où je vais les réaliser.

• Pour ma création de contenu :
  • Je filtre dans mon agenda, mon calendrier éditorial pour voir les dates des publications sur les différents supports, catégorisés par couleur : articles du blog, newsletters, posts sur le groupe Facebook, Instagram, etc.
  • J’écris directement le texte de l’article, du mail ou du post dans le champ enrichi
  • Je coche quand c’est programmé.

2. Pour ne plus oublier aucune tâche

Par exemple, je déteste l’administratif, et c’est une des tâches que je procrastine le plus.

Avec My Bullet online, tant que je n’ai pas coché les choses à faire, ça reste dans ma to do list. Donc plus aucun risque de faire ma comptabilité en retard !

Sur un carnet, il est très facile d’oublier ses tâches si on ne regarde pas les pages passées.

3. Pour gagner du temps

Dans un Bullet Journal en ligne et notamment My Bullet online, on peut gérer à la fois :

• les tâches
• les rendez-vous
• les notes
• le contenu
• ses idées, ses réflexions,
• les comptes-rendus de réunion
• les objectifs
• mais aussi les habitudes

Tout est synchronisé. 

Les objectifs sont visibles en même temps que les tâches, les habitudes sont affichées sur la page principale, le contenu est directement dans le calendrier éditorial, les comptes-rendus de réunion à la date de la réunion-même.

Toutes mes informations sont au même endroit, je gagne un temps fou !

Pour ma part, je n’utilise plus que My Bullet online pour travailler.

Mélanger Bullet Journal professionnel et personnel sur le même support ?

Chaque personne va s’organiser de la manière qui lui convient le mieux. 

De mon côté, je préfère tout avoir au même endroit.

Par exemple, si je dois prendre un rendez-vous, qu’il soit pro ou perso, je peux voir mes disponibilités sur un seul et même calendrier.

Avec des systèmes de couleurs et de catégories, je peux facilement différencier chaque domaine de ma vie. Et en plus, je peux voir en un coup d’oeil si ma semaine a été équilibrée niveau pro et perso.

Et si je veux juste voir certaines catégories, je peux les filtrer sur le calendrier.

D’ailleurs, j’avais aussi donné 10 idées de collections pour gérer sa maison avec un Bullet Journal en ligne et plus de 100 autres idées dans tous les domaines.

Voyons ci-dessous les collections que j’utilise pour m’organiser au niveau professionnel.

13 idées de collections pour organiser son travail avec un Bujo en ligne

Dans le système d’organisation inventé par Ryder Carroll, une collection est tout simplement une liste, un tableau, graphique ou toute autre format, permettant de faire le suivi d’un sujet donné.

Vous pouvez créer toutes les collections dont vous avez besoin pour vous organiser, vous aider à vous sentir bien dans votre corps et votre tête (car il n’y a pas que le travail dans la vie !).

Pour le travail, les collections vont vous permettre de :

• vous organiser
• gagner du temps
• ne pas oublier les choses,
• tout en déchargeant votre cerveau de vos tâches, de vos idées.

1. La to do list (ou liste de tâches)

La première collection indispensable au travail est la liste de tâches.

Que vous soyez du genre à faire du batch tasking et/ou du time blocking, noter toutes les tâches que vous avez envie de faire permet de ne pas les oublier et de réduire votre charge mentale.

Chaque tâche peut être assignée à un projet et/ou une collection, on peut définir la date à laquelle on souhaite la réaliser, et cocher une fois que c’est fait.

Si une tâche n’a pas été réalisée, elle va s’afficher dans la partie « En retard« , jusqu’à ce qu’on la coche ou qu’on la déplace à une date ultérieure.

Sur My Bullet online, chaque tâche va être retrouvée dans une collection créée automatiquement pour chaque projet.

Si on met l’heure à laquelle on veut effectuer cette tâche, elle va aussi apparaître dans le calendrier du jour, de la semaine ou du mois (on décide où on veut qu’elle apparaisse).

2. Emploi du temps : calendrier, rendez-vous

Dans My Bullet online, le calendrier (avec toutes les dates !) est déjà créé, avec les vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles (et bientôt annuelles).

Contrairement au Bujo papier et à certains outils en ligne, vous n’avez pas besoin de créer une collection pour chaque date.

Le calendrier possède un filtre qui permet de n’afficher que certaines catégories, dans des couleurs différentes.

On peut y afficher les rendez-vous et également les tâches, qui sont en quelque sorte des rendez-vous qu’on se donne avec soi-même.

3. Objectifs qualitatifs et quantitatifs

Pour atteindre ses objectifs, il faut déjà savoir ce que l’on souhaite.

C’est pourquoi dans My Bullet online, il existe une section entière dédiée aux objectifs :

• objectifs de vie
• de l’année
• de chaque trimestre
• mois
• semaine
• jour

Bien entendu, à vous ensuite de décider à quelle fréquence vous souhaitez vous fixer des objectifs.

Vous pouvez accéder à cette page dans le menu « Mes collections« .

Les objectifs mensuels sont ensuite affichés sur votre agenda pour toujours les avoir en vue.

4. Prise de notes de réunion

Plus besoin de fichier Word, vous pouvez prendre des notes directement dans My Bullet online.

En plus, en les attribuant à une collection par exemple intitulée « Comptes-rendus de réunions », vous pourrez les retrouver très facilement (soit dans le calendrier, soit dans cette collection).

5. Calendrier éditorial

On en a déjà parlé un peu plus haut, dans le calendrier vous pouvez filtrer selon les catégories souhaitées, par exemple ici j’ai affiché dans mon calendrier mensuel :

• les articles de blog
• les newsletters
• les posts sur le groupe Facebook
• Instagram : les stories, reels et posts du feed
• YouTube

Chaque support a sa couleur attitrée, que j’ai définie dans la liste de mes projets (onglet « Mes objectifs » dans My Bullet online).

6. Posts de réseaux sociaux (ou scripts de vidéos, articles de blog)

Dans mon calendrier éditorial, il me suffit ensuite de cliquer sur l’article ou le post en question, et je rédige le texte directement au même endroit.

Comme ça, même si je déplace le post à une date ultérieure, je retrouverai le texte facilement et pourrai le modifier si besoin.

7. Plan marketing

Sur le même principe que le calendrier éditorial, j’ai ce que j’appelle un plan marketing, où je note les offres et les nouveautés que je propose chaque semaine.

Je peux le filtrer sur le calendrier afin de ne voir que celles-ci, ou les afficher en même temps que le calendrier éditorial pour vérifier la correspondance entre l’offre et la communication.

J’ai créé le Calendrier Marketing 2024 avec tous les événements importants de l’année.

Vous pouvez le dupliquer en un clic ici.

8. Statistiques, chiffre d’affaires mensuel

On peut créer des collections chiffrées dans My Bullet online. On peut ainsi suivre si on le souhaite :

• les statistiques de visites de son site (par jour ou par mois),
• le nombre d’abonnés à ses réseaux sociaux,
• le chiffre d’affaires mensuel,
• etc.

A vous de trouver quels indicateurs vous avez envie de suivre.

En superposant chaque graphique, vous pourrez ainsi corréler le nombre de visites avec le chiffre d’affaires par exemple.

Vous pouvez dupliquer la collection « Chiffre d’affaires mensuel » ici et la collection « Visites mensuelles du site » ici.

9. Liste de produits

J’ai développé récemment une marque de décoration avec mon mari.

J’ai ainsi créé une collection avec la liste des produits que nous allons lancer, avec leur date de développement, fabrication et de lancement.

10. Liste de clients

Vous pouvez aussi utiliser My Bullet online comme un CRM : par exemple la liste de vos clients, avec les informations dont vous avez besoin pour votre suivi.

Ca peut aussi être la liste de vos partenaires, fournisseurs, etc.

11. Process à suivre

Si vous avez des tâches redondantes comprenant plusieurs petites sous-tâches que vous ne pouvez pas automatiser, vous pouvez créer des listes de process à suivre. 

Cela permet de :

• gagner du temps,
• de ne rien oublier, de ne pas se tromper,
• de le faire même quand on est fatigué ou pas motivé,
• de déléguer en étant sûr que ce sera fait comme on le souhaite.

J’ai par exemple un process pour :

• rédiger un article de blog, l’optimiser pour le référencement, et le programmer 
• programmer mes posts sur les réseaux sociaux
• créer mes visuels
• que faire quand je suis fatiguée
• que faire quand je n’ai pas d’inspiration pour écrire

12. Semaine-type

Un peu sur le même principe qu’une liste de process, j’ai le déroulé exact de ma semaine, pour ne pas avoir à me poser de questions sur les tâches à réaliser.

Par exemple :

• tous les lundis matins je vais rédiger un article de blog,
• l’après-midi, optimiser le site et les fonctionnalités de l’application
• le mardi matin, je rédige le script et tourne les vidéos,
• etc.

Cette semaine-type évolue très régulièrement selon les priorités et la stratégie que je veux mettre en place pour développer mes business.

13. Idées

Les idées peuvent survenir à n’importe quel moment.

Et comme on a toujours son téléphone pas loin de soi, on peut facilement noter toutes les idées et pensées qui nous viennent en tête.

En sachant où vous les notez, vous saurez les retrouver facilement.

En général, dès que j’ai une idée, je la note directement sur ma feuille de route du jour, mais vous pouvez aussi créer une collection dédiée à vos idées.

Puis quand je me pose pour organiser ma journée et semaine, je déplace cette idée dans la collection sur le même sujet, et je lui assigne une date pour la réaliser.

Par contre, on ne peut pas encore enregistrer d’audio avec My Bullet online, pratique quand on a les idées sous la douche par exemple ! A moins que vous ayez un téléphone étanche, vous pourrez les noter directement sur le clavier 😉

Collections à la fois pro et perso

Des collections qu’on utilise normalement pour le perso peuvent très bien être utilisées également dans le cadre professionnel :

• trackers d’habitude (par exemple si vous souhaitez réduire le café, boire plus d’eau, monter les escaliers au lieu de l’ascenseur, etc.)
• menu de la semaine : si vous préparez vous-même vos repas pour le midi (j’ai d’ailleurs rédigé un article où j’explique comment organiser son menu de la semaine, les recettes et la liste de courses).

A vous d’imaginer l’organisation la plus efficace pour vous.

Bientôt dans My Bullet online

Au travail, on a souvent besoin de partager du contenu entre collaborateurs, et le Bullet Journal papier est de par son format et son principe-même, plutôt destiné à un usage personnel.

Avec My Bullet online, on pourra bientôt partager des collections et des groupes de collections.

Ce sera pratique bien entendu pour partager avec vos collègues les listes de tâches, le calendrier éditorial, etc.

Mais cette fonctionnalité de partage sera également très utile pour partager les collections de la vie personnelle :

• liste de courses avec votre conjoint,
• liste de cadeaux avec vos proches, 
• menu de la semaine avec votre famille,
• etc.

Restez connecté.e pour être tenu.e au courant de cette nouveauté !

A vous de jouer

Alors, quelles collections allez-vous adopter pour vous organiser au travail ?

Dites-moi dans les commentaires si vous en utilisez d’autres, et je les rajouterai dans l’article.

Vous pouvez aussi dupliquer d’autres templates sur My Bullet Shop. Dites-moi lesquels vous avez ajoutés ?